Studien

Management Reporting in KMU

Auftraggeber: Fachhochschule Nordwestschweiz
Autoren: Jolanda Müller-Flückiger, Martin Knecht
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Managemnet Summary
Ein effizientes Management Reporting – internes Berichtswesen – gehört zu den wesentlichen Erfolgsfaktoren für eine aktive Unternehmenssteuerung. Aussagekräftige, zeitnahe und empfängerorientierte Berichte unterstützen die Geschäftsleitung dabei, wichtige Entscheidungen zu treffen und somit eine nachhaltige Unternehmensfortführung sicherzustellen. Trotzdem wird dem Management Reporting weder in der Wissenschaft noch in der Praxis die notwendige Bedeutung zugemessen. Theoretische Konzepte und wenige empirische Untersuchungen beziehen sich vor allem auf Grossunternehmungen. Die charakteristischen Besonderheiten der kleinen und mittleren Unternehmungen stellen jedoch besondere Ansprüche an das Management Reporting. Angesichts der gesamtwirtschaftlichen Bedeutung der KMU in der Schweiz, bedarf es deshalb einer detaillierten Analyse zum Management Reporting in kleinen und mittleren Unternehmensstrukturen.

Mit Hilfe einer Befragung wird in dieser unabhängigen Studie aufgezeigt, wie stark das interne Berichtswesen in den verschiedenen Unternehmensgrössen verbreitet ist, wie effizient berichtet wird und wo Optimierungsbedarf besteht. Um einen umfassenden Überblick zu erhalten, soll das Thema aus drei verschiedenen Perspektiven beleuchtet werden: 1. Umfrageresultate von Unternehmungen, 2. Selbsteinschätzungen der Unternehmungen und 3. Meinungen von Experten aus den Fachgebieten Steuerberatung, Bank, Unternehmensberatung und Finanzmanagement.

Zur Effizienzmessungen wurden spezielle Effizienzkriterien festgelegt und in der Arbeit ausführlich begründet. Es handelt sich dabei um die folgenden fünf Kriterien: Kennzahlen / Zahlenvergleiche, Analyse des Informationsbedarfs, Datenaufbereitung, Aktualität und Benutzerfreundlichkeit der Berichte. Mit dem aus der Effizienzmessung abgeleiteten Optimierungsbedarf soll der Weg zu einem effizienteren Management Reporting in KMU aufgezeigt werden.

Bei der empirischen Untersuchung haben 40% Mikrounternehmen (1-9 Mitarbeiter) und je 30% Kleinunternehmen (10-49 Mitarbeiter) und mittlere Unternehmen (50-249 Mitarbeiter teilgenommen. Der Rücklauf der über 200 Antworten entspricht einer Rücklaufquote von nahezu 4%. Grundsätzlich kann festgestellt werden, dass die Selbsteinschätzung der Unternehmungen positiver ausfallen als die Auswertungen aufgrund der Effizienzkriterien. Optimierungsbedarf liegt vor allem in der wöchentlichen Überprüfung der Liquidität sowie in der monatlichen Betrachtung von Vorräten, Produktivität/Auslastung und Cashflow. Auch muss erneut auf die mangelnde Abweichungsanalyse hingewiesen werden, ohne die kaum geeignete Massnahmen eingeleitet werden können. Die Ergebnisse der Informationsanalyse und der Aktualität der Berichte dürfen als positiv gewertet werden. Der grösste Optimierungsbedarf liegt in der Datenaufbereitung. Hier müssen dringend technische Lösungen gefunden werden. Auch an der Benutzerfreundlichkeit muss noch gearbeitet werden. Denn transparente Berichte verlangen eine empfängergerechte Visualisierung.

Das Management Reporting im KMU unterscheidet sich deutlich von dem eines Grossbetriebes. Dies zeigt sich vor allem beim Berichtsumfang, bei der Verantwortung, welche beim Geschäftsleiter liegt, bei der tieferen Frequenz der ermittelten Kennzahlen und Berichtselementen, bei der Nähe zwischen Berichtsersteller und Berichtsempfänger sowie bei der oft manuellen Eingabe für die Datenaufbereitung. All diese Faktoren beeinflussen die Effizienz im Management Reporting in KMU erheblich. Ebenfalls gute Resultate erzielt die Aktualität der Berichte, deren Vorteil der kleine Umfang ist. Optimierungsbedarf liegt in einzelnen, wichtigen Kennzahlen, die teilweise zu selten ermittelt werden, in der manuellen Datenaufbereitung sowie in der eher mangelhaften Benutzerfreundlichkeit der Berichte. Auch innerhalb der KMU erweist sich die Unternehmensgrösse als Einflussfaktor auf die Ausprägung des Management Reportings; so berichten mittlere Unternehmen öfter und umfassender.

Die involvierten KMU-Betriebe sind sich der Wichtigkeit des internen Berichtswesens bewusst, das Management Reporting wird in der Praxis jedoch noch zu wenig konsequent umgesetzt. Der durch die Unternehmen formulierte Optimierungsbedarf zeigt aber, dass man sich mit der mangelnden Effizienz in vielen Bereichen bereits beschäftigt. Es stellt sich somit die Frage, ob es den KMU in Zukunft – trotz starker Einbindung der Geschäftsleitung in das operative Tagesgeschäft – gelingen wird, den aufgezeigten Effizienzmangel zu beheben.

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